엑셀로 고객 명단을 정리하거나 재고 관리를 하다 보면, 여러 시트에서 데이터를 합치는 과정에서 **’중복 값’**이 발생하는 경우가 빈번합니다. 수천 행이 넘어가는 데이터 속에서 똑같은 이름이나 전화번호를 눈으로 찾아내는 것은 불가능에 가깝고, 실수로 중요한 데이터를 두 번 입력하면 통계 오류로 이어지기도 합니다.
다행히 엑셀에는 단 3번의 클릭만으로 중복된 데이터를 빨간색으로 색칠해서 보여주고, 버튼 하나로 깔끔하게 제거해 주는 강력한 기능이 탑재되어 있습니다. 오늘은 실무에서 가장 많이 쓰이는 조건부 서식을 이용한 중복 값 표시 방법과 중복된 항목 제거 기능을 완벽하게 정리해 드립니다.
1. 조건부 서식으로 중복 값에 ‘빨간색’ 표시하기
데이터를 무작정 삭제하기 전에, 어떤 데이터가 중복되었는지 눈으로 확인하는 과정이 필요합니다. 이때 사용하는 것이 **’조건부 서식’**입니다. 엑셀이 알아서 쌍둥이 데이터들을 찾아 눈에 띄는 색으로 칠해줍니다.
- 중복을 검사하고 싶은 데이터 영역(열)을 드래그하여 선택합니다.
- 상단 [홈] 탭에서 [조건부 서식] 버튼을 클릭합니다.
- [셀 강조 규칙] 메뉴에 마우스를 올리고 **[중복 값(D)…]**을 선택합니다.
- 팝업창이 뜨면 기본 설정인 ‘진한 빨강 텍스트가 있는 연한 빨강 채우기’ 상태에서 [확인]을 누릅니다.
[이미지 들어갈 자리 1: 조건부 서식 메뉴에서 ‘중복 값’을 선택하는 화면 캡처]
이제 중복된 데이터들은 모두 빨간색 배경으로 변했습니다. 단 하나만 존재하는 고유한 값들은 색이 변하지 않습니다. 이 시각적 효과를 통해 “아, 이 회원님이 두 번 등록되었구나”라고 직관적으로 파악할 수 있습니다.
2. 색깔 기준 필터링으로 중복 데이터만 모아보기
빨간색으로 표시된 데이터들만 따로 모아서 확인하고 싶다면 ‘색 기준 정렬/필터’ 기능을 활용하면 됩니다.
- 데이터의 첫 번째 행(머리글)을 클릭하고 [데이터] > [필터] 아이콘(깔때기 모양)을 누릅니다.
- 해당 열의 화살표 버튼을 누르고 [색 기준 필터] 메뉴로 이동합니다.
- 방금 적용했던 ‘연한 빨강’ 색상을 클릭합니다.
[이미지 들어갈 자리 2: 필터 메뉴에서 ‘색 기준 필터’를 선택하여 빨간색 셀만 남기는 화면]
이렇게 하면 화면에는 중복된(빨간색인) 데이터만 남게 됩니다. 삭제하기 전에 이 데이터들이 정말로 지워도 되는 것인지, 오타는 없는지 검토할 때 매우 유용한 꿀팁입니다.
3. ‘중복된 항목 제거’ 기능으로 1초 만에 삭제하기
확인이 끝났다면 이제 불필요한 중복 데이터를 엑셀에서 완전히 지워버릴 차례입니다. 엑셀은 중복된 값 중 **’가장 위에 있는 데이터 하나’**만 남기고 나머지 아래에 있는 중복 값들을 싹 지워주는 전용 도구를 제공합니다.
- 데이터가 있는 표 내부를 클릭하거나 전체 범위를 선택합니다.
- 상단 [데이터] 탭으로 이동합니다.
- 데이터 도구 그룹에 있는 [중복된 항목 제거] 아이콘을 클릭합니다.
- 경고창이 뜨면 ‘열(Column)’ 목록에서 중복을 판단할 기준이 되는 항목을 체크합니다. (예: 이름과 전화번호가 모두 같아야 중복으로 칠 것이라면 둘 다 체크)
- [확인]을 누르면 **”X개의 중복된 값이 검색되어 제거했습니다. Y개의 고유한 값은 그대로 유지됩니다.”**라는 메시지와 함께 정리가 끝납니다.
[이미지 들어갈 자리 3: 데이터 탭의 ‘중복된 항목 제거’ 기능을 실행하고 기준 열을 선택하는 화면]
이 기능을 사용하면 수작업으로 행을 삭제하는 것보다 수백 배 빠르고 정확하게 데이터를 클렌징할 수 있습니다.
💡 주의사항: 띄어쓰기(공백) 조심하기
가끔 분명히 똑같은 글자인데 중복으로 인식이 안 되거나 빨간불이 안 들어오는 경우가 있습니다. 99%는 ‘눈에 보이지 않는 공백’ 때문입니다.
- 예: “홍길동” vs “홍길동 ” (뒤에 스페이스바)
엑셀은 이 둘을 다른 사람으로 인식합니다. 따라서 중복 제거 작업을 하기 전에는 반드시 지난 포스팅에서 다뤘던 TRIM 함수를 사용하거나, **[찾기 및 바꾸기(Ctrl+H)]**를 통해 불필요한 띄어쓰기를 먼저 제거해 주는 것이 정석입니다.
결론
깔끔한 데이터 관리는 엑셀 실력의 기본입니다.
- 조건부 서식 > 중복 값으로 눈으로 확인하고,
- 색 기준 필터로 검토한 뒤,
- 중복된 항목 제거 도구로 삭제한다.
이 3단계 프로세스만 익혀두시면 아무리 방대한 양의 원본 데이터가 와도 겁먹지 않고 빠르고 정확하게 정리하실 수 있습니다.