열심히 작성한 엑셀 보고서를 기분 좋게 인쇄 버튼을 눌렀는데, 막상 출력물을 확인해보니 표의 오른쪽 끝이 잘려서 다음 장으로 넘어가 있거나, 애매하게 한 줄만 2페이지에 인쇄되어 종이를 낭비한 경험, 직장인이라면 누구나 한 번쯤 있으실 겁니다.
엑셀은 워드(Word)나 한글(HWP)과 달리 ‘무한한 시트(Canvas)’를 기반으로 작동하는 프로그램입니다. A4 용지 규격이 정해져 있는 워드프로세서와 달리, 엑셀은 사용자가 인쇄 범위를 명확하게 지정해주지 않으면 제멋대로 페이지를 나누어 버리는 습성이 있습니다.
분명히 모니터 화면에서는 완벽해 보였는데 인쇄 미리 보기만 하면 레이아웃이 깨지는 현상, 이제 더 이상 너비 조절하려고 셀 크기를 1픽셀씩 줄였다 늘렸다 하며 씨름하지 마세요. 클릭 몇 번으로 엑셀 표를 A4 용지 한 장에 딱 맞게 넣는 가장 확실한 방법 3가지를 정리해 드립니다.
1. 가장 쉬운 방법: ‘너비’를 1페이지로 강제 맞춤 설정
가장 많은 분들이 모르고 지나치는 기능이지만, 엑셀 인쇄 스트레스를 날려버릴 가장 강력한 해결책입니다. 쉽게 말해 엑셀에게 **”배율은 네가 알아서 줄이고, 무조건 가로(너비)는 1페이지 안에 구겨 넣어!”**라고 강제 명령을 내리는 기능입니다.
이 기능을 활용하면 굳이 글자 크기나 열 너비를 일일이 줄이는 수고를 할 필요가 없습니다.
- 엑셀 상단 메뉴에서 [페이지 레이아웃] 탭을 클릭합니다.
- 중간쯤에 위치한 [크기 조정] 그룹을 찾습니다.
- **’너비(Width)’**라고 되어 있는 부분이 보통 ‘자동’으로 설정되어 있을 텐데, 이것을 클릭하여 **[1페이지]**로 변경합니다.
- 중요: 바로 옆의 ‘높이(Height)’는 건드리지 말고 **’자동’**으로 둡니다. (만약 높이까지 1페이지로 강제 설정하면, 세로로 긴 데이터가 한 페이지에 압축되면서 글씨가 깨알같이 작아져서 읽을 수 없게 됩니다.)
[이미지 들어갈 자리 1: 페이지 레이아웃 탭의 크기 조정 그룹에서 너비를 ‘1페이지’로 설정하는 화면]
이렇게 설정한 뒤 **인쇄 미리 보기(Ctrl + P)**를 실행해 보세요. 표가 자동으로 축소(배율 조정)되어 잘린 부분 없이 A4 용지 가로폭에 딱 맞게 들어간 것을 확인할 수 있습니다. 가장 추천하는 방법입니다.
2. 파란색 선 드래그하기: ‘페이지 나누기 미리 보기’ 활용
수치로 설정하는 것보다 내 눈으로 직접 보면서 직관적으로 페이지를 나누고 싶다면 이 방법을 추천합니다. 엑셀의 화면 보기 모드를 변경하면, 인쇄될 때 어디서 페이지가 잘리는지 파란색 선으로 명확하게 보여줍니다.
- 엑셀 화면 우측 하단 상태 표시줄(확대/축소 바 바로 왼쪽)에 있는 3개의 아이콘 중 가장 오른쪽에 있는 [페이지 나누기 미리 보기] 아이콘을 클릭합니다.
- 또는 상단 메뉴 **[보기] > [페이지 나누기 미리 보기]**를 선택해도 됩니다.
- 화면 배경이 회색으로 변하면서 실제 인쇄될 영역만 하얗게 활성화됩니다.
- 중간에 보이는 파란색 점선이 바로 1페이지와 2페이지를 나누는 경계선입니다.
- 이 파란색 점선에 마우스를 올리고 클릭한 상태로 오른쪽 끝(실선)까지 드래그해서 합쳐줍니다.
[이미지 들어갈 자리 2: 페이지 나누기 미리 보기 모드에서 파란색 점선을 드래그하여 페이지를 하나로 합치는 화면]
점선을 드래그해서 놓는 순간, 엑셀이 자동으로 인쇄 배율을 조절하여 한 페이지 안에 모든 내용을 집어넣습니다. 반대로 내가 원하는 특정 위치에서 페이지를 강제로 나누고 싶을 때도 이 파란 선을 위아래로 움직여서 조절하면 되므로 매우 편리합니다.
3. 인쇄 영역이 제멋대로 설정된 경우: ‘인쇄 영역 해제’
위의 방법들을 다 썼는데도 특정 부분만 인쇄되거나, 데이터는 분명히 있는데 엉뚱한 빈 페이지만 인쇄된다면 **’인쇄 영역(Print Area)’**이 잘못 설정되어 있을 확률이 99%입니다.
이는 과거에 작업하면서(혹은 이전 담당자가) 특정 셀만 인쇄하려고 영역을 강제로 잡아둔 것이 계속 유지되고 있어서 발생하는 문제입니다. 이때는 기존 설정을 싹 지워주면 해결됩니다.
- 인쇄하고 싶은 전체 데이터를 드래그하여 선택합니다. (혹은 그냥 아무 셀이나 클릭해 둬도 됩니다.)
- 상단 메뉴 [페이지 레이아웃] 탭을 클릭합니다.
- [인쇄 영역] 버튼을 누르고 **[인쇄 영역 해제(C)]**를 클릭합니다.
- 이제 기존의 꼬였던 설정이 초기화되었습니다. 다시 인쇄 미리 보기를 해보거나, 필요한 부분만 드래그한 뒤 **[인쇄 영역 설정(S)]**을 눌러 새롭게 지정합니다.
[이미지 들어갈 자리 3: 페이지 레이아웃 탭에서 인쇄 영역 해제 메뉴를 클릭하는 화면]
특히 인쇄 미리 보기를 했는데 **”인쇄할 내용이 없습니다”**라는 오류 메시지가 뜨거나, 데이터는 많은데 백지만 출력될 때는 이 ‘인쇄 영역 해제’가 특효약입니다.
💡 보너스 팁: 여백 조절로 숨은 공간 확보하기
내용이 너무 많아서 한 페이지에 넣으려니 글씨가 너무 작아져서 보기 힘들다면? 셀 너비를 줄이는 것보다 **’여백’**을 줄여서 공간을 확보하는 것이 훨씬 효과적입니다.
- **인쇄 미리 보기 화면(
Ctrl+P)**으로 들어갑니다. - 우측 하단 구석에 있는 [여백 표시] 아이콘(작은 네모 모양)을 클릭합니다.
- 화면상의 문서 테두리에 생기는 검은색 여백 선들과 점선들을 마우스로 드래그하여 종이 끝까지 최대한 밀착시킵니다.
이렇게 하면 불필요한 테두리 여백을 줄여서 본문 내용이 들어갈 공간이 넓어지므로, 글자가 훨씬 크고 시원하게 인쇄됩니다.
결론
엑셀 인쇄 때문에 이면지를 낭비하고 스트레스받던 날들은 이제 안녕입니다. 오늘 알려드린 3가지만 기억하세요.
- [페이지 레이아웃] > 너비 > 1페이지 (가장 빠르고 확실한 방법)
- [보기] > 페이지 나누기 미리 보기 (직관적인 드래그 조절)
- [인쇄 영역] > 인쇄 영역 해제 (오류 해결의 기본)
이 세 가지 기술만 자유자재로 다룰 줄 알아도, “엑셀 좀 한다”는 소리를 들으며 칼퇴근을 부르는 쾌적한 업무 환경을 만드실 수 있습니다.